Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Eine einfache PDF-Rechnung gilt dabei nicht als E-Rechnung. Erforderlich ist ein strukturiertes elektronisches Format, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Relevant ist die Regelung vor allem für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen, also im B2B-Bereich. Private Endverbraucher sind davon nicht betroffen. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. Ab 2027 wird die E-Rechnung für viele Unternehmen verpflichtend, spätestens ab 2028 grundsätzlich im inländischen B2B-Bereich.
Für Unternehmen ist die Umstellung deshalb mehr als eine technische Pflicht. Wer frühzeitig handelt, kann Rechnungs- und Belegprozesse sauber aufstellen, manuelle Arbeitsschritte reduzieren und Medienbrüche vermeiden. Gleichzeitig entsteht mehr Sicherheit bei der Verarbeitung und Archivierung von Belegen.
Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Abläufe rund um die E-Rechnung zu prüfen, passende digitale Prozesse einzurichten und die Umstellung praxistauglich in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Sprechen Sie uns einfach an.
Digitale Belege beschleunigen die Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen. Das gilt besonders dann, wenn mehrere Personen beteiligt sind oder an unterschiedlichen Orten arbeiten.
Durch strukturierte Daten und digitale Workflows müssen Rechnungsinformationen nicht mehr mühsam abgetippt werden. Das erleichtert die vorbereitende Buchführung und reduziert Fehlerquellen.
Druck, Kuvertierung, Porto, manuelle Ablage und das nachträgliche Erfassen von Rechnungsdaten entfallen weitgehend. Dadurch lassen sich Zeit und Kosten im Rechnungsprozess deutlich senken.
Digitale Belege sind zentral verfügbar und können bei Bedarf schneller gefunden, geprüft und weiterverarbeitet werden. Das verbessert die Auskunftsfähigkeit im Unternehmen und erleichtert die Zusammenarbeit mit uns.
Rechnungen können schneller zugestellt, geprüft und bezahlt werden. So lassen sich Skontofristen besser nutzen, während eigene Ausgangsrechnungen zügiger beim Kunden ankommen.
Ein sauber aufgesetzter digitaler Prozess unterstützt die revisionssichere Archivierung und sorgt dafür, dass Belege vollständig, nachvollziehbar und geordnet aufbewahrt werden, was unter anderem auch in einer Betriebsprüfung hilfreich ist.
Wird eine E-Rechnung nicht korrekt archiviert oder enthält sie formale Fehler, kann dies Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben. Umso wichtiger ist es, Rechnungen nicht nur empfangen zu können, sondern auch die Prüfung, Verarbeitung und revisionssichere Archivierung sauber zu organisieren.
Nachfolgend haben wir Ihnen diesbezüglich die wichtigsten Punkte zusammengefasst.
Als E-Rechnung gilt ein strukturierter elektronischer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Dieser Datensatz, zum Beispiel eine XML-Datei, ist maschinell auslesbar, für Menschen aber nicht ohne Weiteres verständlich. Deshalb muss er entweder in ein lesbares Format eingebettet werden, etwa bei einer ZUGFeRD-Rechnung in ein PDF-Dokument, oder auf andere Weise lesbar und prüfbar gemacht werden. Eine Rechnung, die lediglich als PDF-Datei ohne eingebetteten XML-Datensatz per E-Mail versendet wird, erfüllt daher nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Sie gilt weiterhin als sonstige Rechnung. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Beispiel einer XML-Datei
Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
Unternehmen mit > 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit < 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen unverändert eingesetzt werden.
Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden. EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.
Prüfen Sie zunächst, wie Rechnungen aktuell eingehen, bearbeitet und archiviert werden. Dadurch erkennen Sie, wo digitale Belegflüsse sinnvoll integriert werden können und welche Softwarelösung zu Ihrem Unternehmen passt. Gerne beraten wir Sie hierzu.
Richten Sie den Rechnungseingang zentral und digital aus, zum Beispiel über eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen. Lieferanten und Geschäftspartner sollten künftig alle Rechnungen digital dorthin senden.
Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Rechnungssoftware E-Rechnungen erstellen und versenden kann. Wenn Sie bisher mit einfachen PDF-Rechnungen arbeiten, ist die Umstellung auf eine geeignete Lösung, etwa für das ZUGFeRD-Format, zwingend notwendig.
Schulen Sie die beteiligten Mitarbeiter und halten Sie die neuen Prozesse nachvollziehbar fest. Eine saubere Dokumentation, etwa im Rahmen einer Verfahrensdokumentation, schafft Sicherheit bei Verarbeitung und Archivierung. Sie benötigen dabei Unterstützung? Wir sind gerne für Sie da.
